Por: Katherine Sepúlveda Castañeda
Para
llevar a cabo con éxito la evaluación del clima laboral se requiere elaborar con antelación un Plan de Comunicación,
que estaría diseñado en diferentes fases las cuáles inician incluso antes de la
implementación del cuestionario.
Generar Expectativa
Las campañas de expectativa sobre el inicio del estudio de clima organizacional haciendo uso de los medios de comunicación interna es fundamental, teniendo en cuenta que a través de mensajes cortos y llamativos se capte la atención y el interés de los trabajadores sobre una futura experiencia positiva a nivel laboral.
Las campañas de expectativa sobre el inicio del estudio de clima organizacional haciendo uso de los medios de comunicación interna es fundamental, teniendo en cuenta que a través de mensajes cortos y llamativos se capte la atención y el interés de los trabajadores sobre una futura experiencia positiva a nivel laboral.
Los mensajes enviados por los diferentes medios deben tener características como: brevedad, conceptos claros, creatividad, contenido visual, colores, de manera que el mensaje genere recordación, les presento un ejemplo que propongo para proyectar en los televisores de la empresa en la cual laboro.
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| Propuesta para campaña de expectativa |
Cómo Realizar la Comunicación Inicial
Resulta
efectivo principalmente llevar a cabo reuniones con los directivos y mandos medios antes de proceder con la aplicación del
instrumento, de manera que con su apoyo se motive al personal a ser parte de
este estudio, de ser posible llevar a cabo reuniones
por departamentos o unidades de trabajo con una corta presentación sobre
los datos más relevantes a tener en cuenta, en los casos que no sea posible
realizar ni virtual, ni personalmente esta reunión, podría hacerse entrega de
un folleto que contenga la
información, así como los datos de
contacto de la persona responsable del estudio, para que en caso de tener
alguna inquietud, esta pueda ser resuelta a conformidad.
Motivar
a las personas para que contesten el cuestionario es importante, pero motivar a las personas
para que contesten el cuestionario con honestidad
es fundamental, por tanto es absolutamente efectivo comunicar los detalles sobre el procedimiento de aplicación, los objetivos, las garantías de confidencialidad
de los datos recabados y las ventajas
de la participación en el estudio de clima laboral, esto ofrece a los participantes
la tranquilidad de compartir su percepción
real sobre el estado actual de su unidad de trabajo en lo que a clima
organizacional se refiere.
Por qué Realizar la
Entrega de Resultados
En
algunas empresas por motivos de tiempo, recursos y otros, tras la aplicación de
un instrumento de evaluación de clima organizacional los resultados del estudio no son compartidos a los participantes,
lo cual conlleva una importante consecuencia a mediano y largo plazo y es la desconfianza para aplicaciones futuras.
Debemos considerar que las personas dedican una parte de su tiempo a responder el cuestionario, a compartir con los coordinadores del
estudio las situaciones que aprecian,
aquellas que consideran deben mejorar
y si el instrumento permite las preguntas y respuestas abiertas, incluso
podrían plantear diferentes alternativas
de solución, las que esperan que aunque no sean implementadas, por lo menos
sean evaluadas y tenidas en cuenta.
Por
esta razón mantener informados a los
participantes sobre el desarrollo del estudio también puede resultar positivo
para la credibilidad del mismo, y así como se realizó una campaña publicitaria
de expectativa frente al inicio de este proceso, puede generar se una nueva campaña en donde se publique con
mensajes e imágenes relacionadas con clima laboral, la proximidad de la entrega de resultados de manera
llamativa, para captar la atención y demostrar que a partir de la importante contribución de los
participantes se obtuvieron resultados.
Cómo Realizar la
Entrega de Resultados
Recomiendo
que la entrega de los resultados se lleve a cabo inicialmente con directivos y mandos medios, puesto que las
decisiones sobre el procedimiento a seguir generalmente son tomadas por los
cargos con mayor nivel de jerarquía, así mismo, diferentes estudios han
demostrado la alta influencia de los
líderes en el clima organizacional de las empresas, posteriormente la
entrega de resultados debe llevarse a
cabo si no directamente con los grupos de trabajo, puede ser a través de los medios de comunicación interna de la
empresa (redes sociales, televisores, boletines electrónicos, carteleras,
correo electrónico, entre otros).
La
presentación de los resultados es un elemento importante, pues debe ser una presentación corta con los datos más
relevantes del estudio la cual planteo que puede estar distribuido de la
siguiente manera:
- Importancia de la realización del estudio de clima organizacional.
- Variables evaluadas en el estudio
- Resultados
- Conclusiones
- Recomendaciones
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| Insatisfacción: Puntuaciones inferiores a 3.0 Satisfacción intermedia:: Puntuaciones entre 3.0 y 3.8 Satisfacción: Puntuaciones superiores a 3.8 |
No es favorable que las diapositivas estén cargadas de texto, la información debe ser presentada con imágenes y gráficas, que permitan a los asistentes mantener la atención durante la presentación.
En
el plan de comunicación finalmente deberá ir contemplada la difusión de las estrategias y planes de
acción, desde la creación de los mismos, la implementación, hasta los
resultados y evidencias de las acciones, pues estos se elaboraron de acuerdo
con la aceptación o no de las recomendaciones planteadas y los acuerdos y los
compromisos pactados para el mejoramiento del clima organizacional, pues el
estudio comprende más allá de la
aplicación de un instrumento de evaluación, el cual sería el primer paso,
los siguientes corresponden a las acciones
de intervención que se requieren para intervenir en el proceso de
mejoramiento de clima, de lo cual me permito hacer una observación: es
indispensable trabajar sobre aquello
que de acuerdo a los resultados de la aplicación del instrumento se clasifica
como prioritario, pero es también
muy importante mantener los aspectos
positivos y potenciarlos pues los aspectos por mejorar no deben hacernos
olvidar las fortalezas que actualmente el grupo posee.
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Cordialmente,
Katherine Sepúlveda Castañeda